Mọi người sử dụng công cụ quản lý thời gian đều biết rằng, công cụ hiệu quả phổ biến nhất chính là danh sách công việc (to-do list). Từ những ứng dụng đầu tiên như Wunderlist cho đến Microsoft To Do sau này, hay trong nước có DingTalk To-Do, tất cả đều giúp chúng ta theo dõi và quản lý công việc hàng ngày.
Chúng ta liệt kê các công việc cần xử lý vào danh sách để quản lý và theo dõi, đó là nền tảng cơ bản của quản lý thời gian. Tuy nhiên, đối với những công việc nhỏ hằng ngày, chúng ta có thể sử dụng công cụ to-do list để giải quyết, nhưng nhiều vấn đề phức tạp hơn trong cuộc sống và công việc lại không thể gói gọn chỉ bằng một mục đơn giản trên danh sách. Ví dụ như một quy trình đấu thầu, có thể kéo dài từ một đến hai tháng, liên quan đến rất nhiều người, tài liệu và hàng chục nhiệm vụ rải rác ở nhiều nơi khác nhau, điều này khiến việc quản lý trở nên khó khăn nếu chỉ dựa vào danh sách thông thường.
Từ đó, khái niệm “project” ra đời.
Trong hệ thống quản lý cuộc sống mà tôi xây dựng, yếu tố cốt lõi trong hoạt động hàng ngày chính là việc chuyển đổi các công việc phức tạp thành project thay vì giữ nguyên dưới dạng một nhiệm vụ đơn lẻ. Vậy làm thế nào để phân biệt giữa một nhiệm vụ và một project? Tôi áp dụng nguyên tắc “5 phút”. Nếu một công việc có thể hoàn thành trong vòng 5 phút, tôi sẽ để nó nằm trong todo list. Ngược lại, nếu cần nhiều thời gian hơn, công việc đó sẽ được nâng cấp thành một project và được phân chia thành nhiều nhiệm vụ con.
Ví dụ, đây là một project của tôi mang tên “Học tập về khung PARA”. Trang project này bao gồm phần Project info (giới thiệu dự án), Resources (cơ sở dữ liệu tài nguyên) chứa tất cả các tài liệu học tập liên quan như trang web, sách vở, hình ảnh và file PDF. Dưới đó là các nhiệm vụ con đã được phân chia rõ ràng. Tôi chỉ liệt kê vài hạng mục lớn, nhưng có thể chia nhỏ thêm nếu cần thiết. Sau khi xác định thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ, chúng sẽ tự động xuất hiện trong Inbox (thư mục thu thập) của tôi, và theo thứ tự ngày tháng, sẽ hiển thị trong danh sách công việc hàng ngày cũng như lịch xem trước.
Rất nhiều người gặp khó khăn hoặc thậm chí bỏ dở hệ thống quản lý cuộc sống và thời gian của mình bởi họ chưa thực hiện tốt bước quan trọng này. Kết quả là họ 2233win nhanh chóng cảm thấy hệ thống không hiệu quả và dễ dàng sụp đổ.
Đặc biệt khi công việc và cuộc sống trở nên bận rộn, số lượng công việc tăng lên đáng kể và đôi khi dường như không bao giờ kết thúc. Lúc này, việc sử dụng một hệ thống để tổ chức và sắp xếp mọi thứ trở nên cực kỳ cần thiết. Mục đích của việc này là giúp bạn sắp xếp cuộc sống một cách ngăn nắp, từ đó đạt được sự tự do tối đa, thay vì bị cuốn vào vòng xoáy công việc, đôi khi quên mất một số việc dẫn đến tình trạng gấp gáp và hỗn loạn, giống như một đội cứu hỏa luôn phải chạy chữa cháy.
Việc chuyển đổi các công việc phức tạp thành project, sau đó tập hợp tất cả thông tin, tài nguyên và các bước liên quan vào một trang duy nhất để theo dõi và quản lý, sẽ giúp bạn kiểm soát công việc đến tận khi project kết thúc và lưu trữ.
Ví dụ, trang project của tôi tổng hợp tất cả các project mà tôi đang theo dõi gần đây, bao gồm cả short-term project (dự án ngắn hạn), long-term project (dự án dài hạn) và các project đã hoàn thành mà tôi có thể trích xuất để tham khảo. Những project này thuộc về các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống của tôi như công việc, cuộc sống cá nhân và học tập. Mỗi buổi sáng, việc đầu tiên của tôi là mở danh sách project, vào từng trang project để xem xét những công việc cần xử lý, điều chỉnh hoặc bổ sung thêm các nhiệm vụ mới. Nhờ vậy, tôi có thể nắm bắt rõ ràng những gì cần làm trong ngày hôm đó, tiến độ của mỗi project và tránh được tình trạng quên lãng dẫn đến chậm trễ.
Project hóa công việc chính là chìa khóa quan trọng để vận hành hệ thống quản lý cuộc sống hiệu quả. Nếu không thực hiện tốt bước này, hệ thống của bạn rất dễ rơi vào tình trạng hỗn loạn và sụp đổ.
Nhóm tri thức của tôi “JZhou’s Friends” đã hoạt động suốt 8 năm qua, quy tụ những người bạn cùng chí hướng, mỗi ngày chia sẻ suy nghĩ và kinh nghiệm phát triển bản thân. Việc học tập và trưởng thành luôn là một hành trình cô độc và khó Rik68 Club Game Bài Tiền Thật khăn. Hãy tham gia nhóm của chúng tôi để cùng nhau phát triển và nâng cấp hệ thống cuộc sống của mình. Liên hệ qua WeChat: joojen.