Trong quá trình đọc cuốn sách của Đơn Vĩ Kiến, một chuyên gia tài chính đã từng sinh ra và lớn lên tại vùng quê Nội Mông, nhưng sau này lại theo học tại các trường đại học danh tiếng ở Mỹ và trở thành giám đốc điều hành của một công ty tài chính lớn, tôi đã nhận thấy một thói quen làm việc đặc biệt. Mặc dù có nền tảng sống sớm ở Trung Quốc, ông vẫn duy w88 linkw88 trì phong cách làm việc cẩn trọng, kín đáo Tai Benvip Game Danh Bai 3C và kiên nhẫn mang đậm dấu ấn phương Tây.
Một trong những hành động thường xuyên được nhắc đến trong cuốn sách của ông là viết bản ghi nhớ định kỳ. Những bản ghi nhớ này có thể dành cho nội bộ hoặc gửi trực tiếp tới cấp trên và đối tác.
Trước đây, chúng ta thường sử dụng email và biên bản họp để quản lý dự án. Trong hệ thống cuộc sống và quản lý dự án cá nhân của tôi, phần lớn cũng dựa vào danh sách việc cần làm và thông tin bối cảnh của dự án, kèm theo đó là các biên bản họp chính thức khi cần thiết. Tuy nhiên, tôi luôn cảm thấy rằng trong quá trình phát triển và xử lý các vấn đề, nhiều chi tiết quan trọng bị mất đi. Những bước ngoặt trong sự phát triển của một số tình huống không thể nào được khái quát đầy đủ bằng một mục việc cần làm hay tên gọi của dự án.
Chính khi đọc về thói quen làm việc của Đơn Vĩ Kiến, tôi mới hiểu rằng mình cần bổ sung thêm hình thức ghi nhớ để lấp đầy những thiếu sót này.
Chúng ta thường thấy các bản ghi nhớ chính thức xuất hiện trong các văn bản như bản ghi nhớ thỏa thuận, bản ghi nhớ đầu tư hay bản ghi nhớ hợp tác chiến lược. Dù không phải là tài liệu pháp lý chính thức, nhưng chúng vẫn được coi là các tài liệu mang tính chất nghiêm túc. Đối với cá nhân, bản ghi nhớ công việc đóng vai trò là một công cụ bổ trợ hiệu quả cho hệ thống quản lý dự án, đặc biệt là trong việc lưu trữ các chi tiết nhỏ mà nếu không chú ý, rất dễ bị bỏ qua. Ngay cả trong môi trường làm việc nhóm, mọi người thường chỉ tập trung vào danh sách các mốc thời gian và việc cần làm, dẫn đến khả năng cao các chi tiết quan trọng sẽ bị lãng quên.
Do đó, việc bổ sung các bản ghi nhớ cần thiết sẽ giúp lưu giữ lại những chi tiết quý giá, tạo điều kiện thuận lợi cho cả bản thân lẫn đối tác trong quá trình làm việc. Các bản ghi nhớ giai đoạn còn có thể trở thành những tài liệu hỗ trợ đắc lực bên cạnh các tài liệu chính thức. Dù sự việc đã diễn ra từ nhiều năm trước, nếu cần tìm lại thông tin, bạn vẫn có thể nắm bắt toàn diện bức tranh tổng thể nhờ những bản ghi nhớ này.
Vì vậy, hãy bắt đầu ngay bây giờ! Tôi quyết định thêm một phần ghi nhớ dự án dưới dạng danh sách gập vào phần thông tin dự án (Project Info) trong mỗi hệ thống quản lý dự án của mình. Bên cạnh việc giới thiệu thông tin cơ bản của dự án, phần này sẽ giúp ghi lại các sự kiện quan trọng theo ngày tháng. Trước đây, mặc dù tôi đã có thói quen viết nhật ký công việc hàng ngày, nhưng những ghi chép này chủ yếu là danh sách ngắn gọn, khác xa so với bản ghi nhớ. Thay vì viết hàng ngày, tôi sẽ ghi nhớ theo tuần, tháng hoặc dựa trên các sự kiện quan trọng làm điểm mốc. Cách này giúp tự nhiên chia nhỏ quá trình thành các giai đoạn rõ ràng và hỗ trợ tốt hơn cho việc lập kế hoạch hành động tiếp theo.
Việc viết ghi nhớ theo lịch trình cố định như hàng tuần hoặc hàng tháng không thực sự phù hợp. Mỗi giai đoạn phát triển của công việc thường đòi hỏi sự sắp xếp lại hoặc điều chỉnh, do đó chọn thời điểm ghi nhớ phù hợp sẽ giúp ích rất nhiều. Tôi nhận ra rằng việc viết ghi nhớ cuối cùng của cả dự án hoặc khi bàn giao công việc cho người khác thường khá vất vả. Khi sự việc kéo dài nhiều tháng code game 68 hoặc thậm chí nhiều năm, việc tìm kiếm lại tất cả các chi tiết trở nên phức tạp và dễ bị bỏ sót. Giải pháp là chuyển sang việc viết ghi nhớ theo giai đoạn ngắn hơn, khoảng từ 1 tuần đến 7 tuần tùy thuộc vào cường độ công việc và dự án cụ thể.
Những ai làm trong lĩnh vực tài chính như Đơn Vĩ Kiến thường phải làm việc liên tục ngày đêm, khiến sự việc thay đổi nhanh chóng. Họ có thể cần viết ghi nhớ mỗi tuần hoặc vài ngày một lần. Ngược lại, trong các dự án truyền thống, chu kỳ có thể kéo dài vài tuần, nhưng không nên quá lâu vì dễ quên các chi tiết quan trọng. Với các dự án phức tạp kéo dài nhiều tháng, tôi thường chia nhỏ chúng thành nhiều tiểu dự án để dễ dàng theo dõi và ghi nhớ hơn.
Bản ghi nhớ là công cụ hỗ trợ tuyệt vời cho việc lưu trữ chi tiết của các sự việc. Mặc dù không được sử dụng như tài liệu chính thức trong nhiều trường hợp, nhưng chúng lại vô cùng quan trọng, ít nhất là trong thói quen làm việc của tôi. Cuốn sách của Đơn Vĩ Kiến càng khẳng định thêm tầm quan trọng của việc viết ghi nhớ trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, một kỹ năng mà ít ai được đào tạo trong môi trường nghề nghiệp thông thường.
Thời khắc Thiền Định: Gần đây, khu vực Giang Nam đã trải qua thời tiết cực đoan, chuyển từ mùa đông lạnh lẽo sang mùa xuân ấm áp. Đây là thời điểm lý tưởng để bắt đầu các kế hoạch mới và áp dụng hệ thống quản lý cá nhân một cách hiệu quả.
Tagged In: Ghi nhớ, Quản lý dự án